Et kassesystem er mer enn en skjerm som skriver ut kvitteringer. Det er der hver krone inn i butikken og hver vare ut av lageret blir registrert. Velger du feil, betaler du to ganger: én gang når du kjøper det, og én gang når du må finne et nytt etter at dataene har blitt rotete.
Her er 10 spørsmål du bør stille enhver leverandør før du velger kassesystem. Er svaret uklart, er det trolig ikke riktig system for deg.
1. Virker det når nettet faller ut?
Salget må aldri stoppe fordi ruteren er nede. Spør: kan jeg fortsette å selge og skrive ut kvitteringer uten nett, og synkroniseres dataene automatisk når forbindelsen er tilbake?
2. Støtter det strekkode og kvitteringsskriver?
En strekkodeleser sparer tid og hindrer feil i prisene, og en termisk kvitteringsskriver gir et profesjonelt inntrykk. Sjekk at systemet virker med vanlig utstyr og kan skrive ut strekkoder for varer som mangler det.
3. Oppdateres lageret automatisk?
Hvert salg bør trekkes fra lageret automatisk, og systemet bør varsle deg når en vare begynner å gå tom, så du ikke mister salg. Spør også hvor enkel varetellingen er.
4. Håndterer det kunde- og leverandørkontoer?
Selger du på kreditt eller betaler leverandører i avdrag, må du vite hvem som skylder hva, uten notatbøker. Sjekk at systemet kan lage kontoutskrift for hver kunde og leverandør.
5. Er rapportene tydelige?
Det enhver eier vil vite er enkelt: hvor mye tjente jeg i dag, og hva selger best? En god rapport svarer på det på sekunder, uten regnskapsfører.
6. Kan hver ansatt få egne tilganger?
En kasserer trenger ikke se fortjenesten, slette kvitteringer eller endre priser uten godkjenning. Tilganger beskytter pengene dine og de ærlige ansatte.
7. Fungerer det for flere avdelinger?
Selv med én butikk i dag bør du velge et system som kan vokse med deg, slik at en ny avdeling kan følges fra samme sted.
8. Kan jeg følge salget fra mobilen?
Å se dagens salg hjemmefra eller på reise gir trygghet. Det er enkelt når systemet er skybasert eller synkroniserer til en server.
9. Hvem hjelper meg når noe går galt?
Det billigste systemet kan bli det dyreste hvis det stopper en travel lørdag og ingen svarer. Spør om installasjon, opplæring og support: telefon, chat eller besøk, og til hvilke tider.
10. Finnes det en gratis prøveperiode?
Viktigere enn at systemet er gratis, er at du kan prøve det gratis før du betaler: legg inn dine egne varer, gjør noen salg, ta ut en rapport og se om du og de ansatte liker det.
Den gylne regel: kjøp aldri et kassesystem før du har sett det fungere med dine egne data, ikke en ferdig demo.
Abonnement eller engangskjøp?
Noen systemer selges som månedlig eller årlig abonnement, andre som engangskjøp. Abonnement gir lavere startkostnad og inkluderer ofte oppdateringer og support; engangskjøp passer hvis du vil eie lisensen. Spør uansett hva som er inkludert, og hva som koster ekstra.
Oppsummering
Riktig kassesystem er enkelt for kassereren, oversiktlig for eieren, fungerer uten nett og har et firma bak seg som svarer. Vil du se det med dine egne varer? Be om en gratis prøve eller kontakt oss, så hjelper vi deg å velge det som passer din bedrift.